Dobra komunikacja pomiędzy agencją a klientem to podstawa sukcesu projektu. To także największe wyzwanie, które jednak warto podjąć, by współpraca przebiegała sprawnie
i dawała efekty.

Rozpoczynając współpracę z agencją, należy pamiętać, że project manager czy copywriter nie posiadają wiedzy eksperckiej o każdym produkcie czy usłudze dostępnych na rynku. Z czasem dokształcą się rzecz jasna, ale początkowo potrzebują wsparcia klienta w zakresie informacji
o jego marce, by móc skutecznie ją promować. Pierwszym krokiem w przekazaniu ogólnego zarysu działalności, potrzeb i oczekiwań firmy jest brief. To dokument, który ma na celu jasne sformułowanie oczekiwań wobec agencji, stworzenie punktu odniesienia (nie należy go mylić z planem kampanii do zrealizowania). Agencje często udostępniają swój formularz, co nie znaczy, że klient musi go po prostu wypełnić. Brief może być efektem wielogodzinnych rozmów, spotkań w trakcie których agencja i klient poznają się, precyzują wizję i plan marki.

Czy to wystarczy, aby komunikacja była efektywna?

Nie. Agencja nie jest odrębnym bytem świadczącym usługę, ale zewnętrznym zespołem klienta. Dlatego jego stałe zaangażowanie jest nieodzowne. Nie może istnieć podział na klienta i agencję, bo działają wspólnie, są drużyną. Projektem zajmuje się zwykle kilka osób i każdy powinien wiedzieć, jaka jest jego rola. Agencja może zaproponować rozwiązania, edukować klienta, ale to on decyduje kto, co i w jaki sposób wykonuje. Bo to on ma wizję i cele, a agencja podsuwa narzędzia ich realizacji, tak by były realne, mierzalne i osadzone w czasie. Wspólnie należy wypracować jasne zasady współpracy jak zakres obowiązków i procedury komunikacji. Te ostatnie muszą ułatwiać pracę, a zatem zamiast przesyłać maile, można współdzielić dokumenty (np. Google Docs), zamiast tracić czas na dojazdy, warto zorganizować wideokonferencję (np. Zoom). Istotne jest także wyznaczenie konkretnych osób odpowiedzialnych za komunikację, żeby uniknąć efektu „zabawy w głuchy telefon”. Dobra współpraca na linii agencja-klient to zintegrowane, wieloobszarowe działanie, które oznacza przede wszystkim partnerstwo. To obustronna akcja-reakcja. Dlatego niezwykle ważna jest terminowość – nie tylko ze strony agencji, ale także klienta. Realizowanie założeń marketingowych według deadlinów jest możliwe, jeśli płatności dokonywane są na czas. Na tej podstawie budowane jest wzajemne zaufanie.

O czym jeszcze trzeba wiedzieć przed podpisaniem umowy?

Wycena działań marketingowych to nie tylko lista usług, ale także jakość dostarczanych projektów i rzetelność samej agencji. To także atmosfera, którą agencja wraz z klientem tworzą, budując zespół dążący do tych samych celów.